Даже если компания платит упрощенный налог с доходов, бухгалтерии понадобятся документы, подтверждающие расходы подотчетника. Ведь порядок ведения кассовых операций обязаны соблюдать все компании, в том числе упрощенщики. А значит, компании понадобится стандартный набор документов, подтверждающих расходы сотрудника: авансовый отчет, кассовые чеки или бланки строгой отчетности (письмо от 31.10.2013 г. № 03-11-11/46739).

Если же бухгалтерия не сохранит эти документы, то налоговики могут посчитать средства, выданные работнику, его личными доходами. И тогда компании придется заплатить штраф за то, что вовремя не удержали НДФЛ.